Konak’ın dört bir yanında gezen Konak İletişim Merkezi (KİM) saha ekipleri, ilçenin günlük ritmini yakalayıp doğrudan vatandaşla temas kuruyor. Ekipler, mahallenin içinde yürüyerek, kapı önlerinde, esnafın dükkânında, pazar tezgâhında, kısacası hayatın aktığı her noktada talepleri dinliyor. Bu görüşmeler sırasında iletilen her ihtiyacı anlık olarak Konak Belediyesi Koordinasyon Merkezi’ne aktarıyor; böylece masa başında beklemek yerine, sorun daha doğduğu yerde sisteme işleniyor. Yerinde temas sayesinde hem gereksiz aracı adımlar azalıyor hem de çözüm süreci somut bir takvime oturuyor.
Yüz yüze temas, hızlı geri dönüş
KİM’in saha ekibi, bürokratik mesafeyi kaldıran yüz yüze iletişim kuruyor. “Mahallemde şu kaldırım kırık”, “Şu sokaktaki aydınlatma yetersiz”, “Parkın bakımına ihtiyaç var” gibi gündelik ama yaşam kalitesini doğrudan etkileyen talepler, anında not ediliyor. Ekipler, yalnızca kayıt almakla kalmıyor; o bölgedeki devam eden belediye hizmetleri ve güncel etkinlik takvimi hakkında da bilgi veriyor. Böylece bir şikâyet kanalından öte, çift yönlü bir bilgilendirme hattı kuruluyor. Sorun tespiti ile çözüm planı arasındaki süre kısalırken, geri dönüşler daha ölçülebilir hale geliyor.
Koordinasyon merkezine anlık bildirim
Sahada toplanan tüm talepler, aynı anda Koordinasyon Merkezi’nin ekranlarına düşüyor. Burada görevli ekip, iletilen başvuruyu ilgili müdürlüğe yönlendirerek süreci başlatıyor. Bu akışta Konak İletişim Merkezi bir “aracı” olmaktan çok, veriyi sahadan doğrudan kuruma taşıyan bir sinir hattı gibi işliyor. Talebin konusu yol bakım ise fen işleri, park düzenlemesi ise park ve bahçeler, sosyal destek ise ilgili birim devreye giriyor. Bu sayede KİM yalnızca şikâyet toplayan bir kanal değil, çözüme giden yolun ilk düğmesine basan mekanizma hâline geliyor.
Etkinliklerde bilgilendirme masası
KİM ekipleri, yalnızca sokakta değil; belediyenin düzenlediği konser, kermes, buluşma ve mahalle şenliklerinde de görünür. Alanda açılan stantlarda hem bilgilendirme yapılır hem de anında başvuru alınır. Etkinlik boyunca kurulan bu temas noktaları, özellikle yoğun katılımın olduğu günlerde vatandaşın “Nereye, nasıl başvuracağım?” sorusunu ortadan kaldırır. Konak Belediyesi hizmetleriyle ilgili merak edilen başlıklara, broşürle değil, sahada yüz yüze verilen yanıtlar eşlik eder. Bu da katılımcı yurttaşlık kültürünü güçlendirir.
Önceki başvuruların izini sürüyorlar
KİM’in en çok takdir toplayan yönlerinden biri, önceki başvuruların izinin sürülmesi. Ekipler, bir süre önce aynı bölgede alınan talebin karşılanıp karşılanmadığını yerinde kontrol eder. Eksik kalan bir adım varsa yeniden Koordinasyon Merkezi’ne bildirir. Bu takip sayesinde “başvuru yapıldı ve kayboldu” duygusu yerini “süreç benimle birlikte ilerliyor” hissine bırakır. Vatandaşın güveni artarken, kurumun kendi içindeki performans ölçümü de sağlam veriye dayanır.
Tek numarada birleşen erişim
Konak Belediyesi, teknolojik altyapısını yenileyerek WhatsApp ve çağrı merkezi erişimini tek bir kanalda topladı. Artık 444 35 36 numaralı hat üzerinden hem çağrı alınabiliyor hem de WhatsApp mesajı gönderilebiliyor. Tek numarayla kurulan bu sade sistem, özellikle yaşlılar ve dijital kanallara mesafeli olanlar için büyük kolaylık sağlıyor. Hangi telefonu arayacağını, hangi uygulamayı kullanacağını düşünmek yerine, 444 35 36’yı tuşlamak yeterli. Bu minimal tasarım, başvuru eşiğini düşürerek erişilebilirlik ve hız kazandırıyor.
